К учету подлежат штатные сотрудники по списочному составу, кроме вспомогательного персонала, внешние совместители также не учитываются. Распределение работников индивидуально для каждого вида учреждений, и оно фиксируется в нормативно-правовых документах внутреннего характера. Как правило, к вспомогательному персоналу относятся, водители, грузчики, кладовщики и т.п.